Os papéis do Administrador

De um modo geral, aceita-se hoje o planejamento, a organização, a direção e o controle como as funções básicas do administrador. Essas quatro funções básicas — planejar, organizar, dirigir e controlar — constituem o chamado processo administrativo.

As funções do administrador que formam o processo administrativo são mais do que uma seqüência cíclica, pois elas estão intimamente relacionadas em uma interação dinâmica. O processo administrativo é cíclico, dinâmico e interativo.

Toda a literatura neoclássica se assenta no processo administrativo para explicar como as várias funções administrativas são desenvolvidas nas organizações. Na seqüência abordaremos cada uma das quatro funções administrativas.

Planejar

O planejamento é a primeira função administrativa, por servir de base para as demais funções. O planejamento é a função administrativa que define quais os objetivos a atingir e como se deve fazer para alcançá-los. Trata-se de um modelo teórico para a ação futura. Começa com a definição dos objetivos e detalha os planos para atingi-los da melhor maneira possível.

Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcançá-los. O planejamento define onde se quer chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que seqüência.

Organizar

A organização como a segunda função administrativa e que depende do planejamento, da direção e do controle para formar o processo administrativo.

Assim, organizar consiste em:

• Determinar as atividades necessárias ao alcance dos objetivos planejados (especialização); 
• Agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização); 
• Designar as atividades às pessoas específicas (cargos e tarefas). 

Dirigir

A direção constitui a terceira função administrativa e vem depois do planejamento e da organização. Definido o planejamento e estabelecida a organização, resta fazer as coisas andarem e acontecerem. Este é o papel da direção: acionar e dinamizar a empresa. A direção está relacionada à ação e tem a ver com as pessoas. Ela está diretamente relacionada à atuação sobre as pessoas

As pessoas precisam ser dinamizadas em seus cargos e funções, treinadas, guiadas e motivadas para alcançarem os resultados que delas se esperam.

A função de direção se relaciona à maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados por meio da atividade das pessoas que compõem a organização. A direção é a função administrativa que se refere às relações interpessoais dos administradores e seus subordinados. Para que o planejamento e a organização sejam eficazes, eles precisam ser dinamizados pela orientação a ser dada às pessoas por meio de uma adequada comunicação e habilidade de liderança e de motivação.

Controlar

A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente definidos.

A essência do controle reside em verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste fundamentalmente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. 

REFERÊNCIAS
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da Administração: uma visão abrangente da moderna adinistração das organizações. 7. ed. rev. e atual. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

Centralização X Descentralização

A centralização enfatiza as relações escalares, isto é, a cadeia de comando. A organização é desenhada dentro da premissa de que o indivíduo no topo possui a mais alta autoridade e que a autoridade dos demais indivíduos é escalada para baixo, de acordo com sua posição relativa no organograma. A cadeia escalar — ou cadeia de comando — está intimamente relacionada à unidade de comando.

A descentralização faz com que as decisões sejam pulverizadas para os níveis mais baixos da organização. A tendência moderna é descentralizar para dar melhor utilização dos recursos humanos. O princípio que rege a descentralização é assim definido: a autoridade para tomar ou iniciar a ação deve ser delegada tão próximo da cena quanto possível.

REFERÊNCIAS

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da Administração: uma visão abrangente da moderna adinistração das organizações. 7. ed. rev. e atual. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

Princípios básicos da Organização

Os neoclássicos dão algumas pinceladas adicionais no conceito de organização formal. A organização consiste em um conjunto de posições funcionais hierárquicas orientado para o objetivo econômico de produzir bens ou serviços.

Os princípios fundamentais da organização formal são:

a) Divisão do trabalho

Para ser eficiente, a produção deve basear-se na divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas que o constituem. A divisão do trabalho começou a ser praticada a partir da Revolução Industrial, provocando uma mudança radical no conceito de produção pela fabricação maciça por meio da máquina em substituição ao artesanato e da aplicação da especialização do trabalhador na linha de montagem. O importante era que cada pessoa produzisse a maior quantidade possível de unidades dentro de um padrão de qualidade, objetivo que somente poderia ser atingido por uma relativa automatização na atividade humana baseada na repetição constante da mesma tarefa.

b) Especialização

Como conseqüência do princípio da divisão do trabalho surge a especialização: cada órgão ou cargo passa a ter funções e tarefas específicas e especializadas.

c) Hierarquia

Outra conseqüência do princípio da divisão do trabalho é a diversificação funcional dentro da organização. A pluralidade de funções imposta pela especialização exige o desdobramento da função de comando, cuja missão é dirigir todas as atividades para que elas cumpram harmoniosamente as respectivas missões.

Isso significa que, além de uma estrutura de funções especializadas, a organização precisa também de uma estrutura hierárquica para dirigir as operações dos níveis que lhe estão subordinados.

Daí o princípio da hierarquia: o princípio escalar. Em toda organização formal existe uma hierarquia que divide a organização em camadas ou níveis de autoridade. Na medida em que se sobe na escala hierárquica, aumenta o volume de autoridade do administrador. Ao mesmo tempo em que diminui a necessidade de conhecimento técnico-operacional.

d) Amplitude administrativa

Significa o número de subordinados que o administrador pode dirigir. Quando o administrador tem muitos subordinados, sua amplitude de comando é grande e ampla. 

A amplitude média adotada pela organização determina a configuração geral de sua estrutura organizacional. Uma amplitude média estreita com um maior número de níveis hierárquicos produz uma estrutura alta e alongada. Ao contrário, uma amplitude média larga com poucos níveis hierárquicos produz uma estrutura organizacional achatada e dispersada horizontalmente.

REFERÊNCIAS

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da Administração: uma visão abrangente da moderna adinistração das organizações. 7. ed. rev. e atual. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

Aspectos administrativos comuns às organizações

Todas as instituições são organizações e têm uma dimensão administrativa comum. Cada organização deve ser considerada sob o ponto de vista de eficácia e de eficiência, simultaneamente.

Eficácia é a medida do alcance de resultados, enquanto eficiência é a medida da utilização dos recursos nesse processo. Em termos econômicos, a eficácia da empresa refere-se à sua capacidade de satisfazer uma necessidade da sociedade por meio do suprimento de produtos (bens ou serviços), 

Enquanto a eficiência é uma relação técnica entre entradas e saídas. Assim, a eficiência é uma relação entre custos e benefícios, ou seja, uma relação entre os recursos aplicados e o produto final obtido: é a razão entre esforço e resultado, entre despesa e receita, entre custo e benefício resultante.

Contudo, nem sempre a eficácia e a eficiência andam de mãos dadas. Uma empresa pode ser eficiente em suas operações e pode não ser eficaz, ou vice-versa. Pode ser ineficiente em suas operações e, apesar disso, ser eficaz, muito embora a eficácia fosse bem melhor quando acompanhada da eficiência. Pode também não ser eficiente nem eficaz. O ideal seria uma empresa igualmente eficiente e eficaz, ao qual se poderia dar o nome de excelência.

A seguir assista ao vídeo explicativo do professor Freitas sobre a diferença entre Eficiência e Eficácia:

REFERÊNCIAS

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da Administração: uma visão abrangente da moderna adinistração das organizações. 7. ed. rev. e atual. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

Administração como técnica social

Para os neoclássicos, a “Administração consiste em orientar, dirigir e controlar os esforços de um grupo de pessoas para um objetivo comum.

O administrador é aquele que possibilita ao grupo alcançar seus objetivos com o mínimo dispêndio de recursos e de esforço e com menos atritos com outras atividades úteis”.

A Administração é uma atividade essencial a todo esforço humano coletivo, seja na empresa industrial ou de serviços, no exército, hospitais, na igreja etc. O ser humano necessita cooperar com outras pessoas para atingir seus objetivos.

A Administração é basicamente uma técnica social de lidar com pessoas, influenciando-as para conquistar objetivos e resultados conforme as necessidades internas e externas, a organização pode ser estruturada seguindo uma especialização vertical ou uma especialização horizontal, a saber:

Especialização vertical = maior número de níveis hierárquicos

Especialização horizontal = departamentalização - maior número de órgãos

REFERÊNCIAS

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da Administração: uma visão abrangente da moderna adinistração das organizações. 7. ed. rev. e atual. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

Características da Teoria Neoclássica

Chiavenato (2003) enumera as características da Teoria Neoclássica da Administração:

a) Ênfase na prática da administração:

Forte ênfase nos aspectos práticos da Administração, pelo pragmatismo e pela busca de resultados concretos e palpáveis, embora não se descuide dos conceitos teóricos. A teoria somente tem valor quando operacionalizada na prática. Quase todos os neoclássicos referem-se a essa prática da Administração ou a essa ação administrativa, enfatizando aspectos instrumentais da Administração.

b) Reafirmação dos postulados clássicos:

A Teoria clássica é uma reação à influência das ciências do comportamento no campo da Administração em detrimento dos aspectos econômicos e concretos que envolvem o comportamento das organizações. Os neoclássicos retomam grande parte do material desenvolvido pela Teoria Clássica, redimensionando-o e reestruturando-o de acordo com as condições da época atual, dando-lhe uma configuração mais ampla e flexível. A estrutura de organização do tipo linear, funcional e linha staff, as relações de linha e assessoria, o problema da autoridade e responsabilidade, a departamentalização e toda uma avalanche de conceitos clássicos são realinhados dentro da nova abordagem neoclássica.

c) Ênfase nos princípios gerais de administração:

Os neoclássicos definem normas de comportamento administrativo. Os princípios de Administração, que os clássicos utilizavam como “leis” são retomados como critérios elásticos para a busca de soluções práticas. O estudo da Administração para alguns autores, como Koontz e O’Donnell, The Haiman e outros, baseia-se na utilização de princípios gerais de como planejar, organizar, dirigir, controlar etc. Os administradores são essenciais a toda organização dinâmica e bem-sucedida, pois devem planejar, organizar, dirigir e controlar as operações do negócio. Os neoclássicos se preocupam em estabelecer princípios gerais da Administração para orientar o administrador em suas funções. Esses princípios, apresentados sob conteúdos variados por autor, definem o processo pelo qual o administrador deve planejar, organizar, dirigir e controlar o trabalho dos subordinados. Alvin Brown chegou a coletar 96 princípios gerais.

d) Ênfase nos objetivos e nos resultados:

Toda organização existe, não para si mesma, mas para alcançar objetivos e produzir resultados. É em função dos objetivos e resultados que a organização deve ser dimensionada, estruturada e orientada. Daí a ênfase colocada nos objetivos organizacionais e nos resultados pretendidos como forma de avaliar o desempenho das organizações. Os objetivos são valores visados ou resultados desejados pela organização. A organização espera alcançá-los por meio de sua operação eficiente. Se a operação falha, os objetivos são parcialmente alcançados ou simplesmente frustrados. São os objetivos que justificam a existência e operação de uma organização. Um dos melhores produtos da Teoria Neoclássica é a chamada Administração por Objetivos (APO), de que trataremos mais adiante.

e) Ecletismo nos conceitos:

Os autores neoclássicos são ecléticos, absorvendo o conteúdo de outras teorias administrativas mais recentes. A pluralidade de autores e idéias somados às diferentes origens de inspiração faz da Teoria Neoclássica ampla e diversificada. Trata-se de um movimento de agregação de idéias. Devido a esse ecletismo, a Teoria Neoclássica se afigura como uma Teoria Clássica atualizada e dentro do figurino eclético que define a formação do administrador na metade final do século XX.

REFERÊNCIAS
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da Administração: uma visão abrangente da moderna adinistração das organizações. 7. ed. rev. e atual. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

INTRODUÇÃO À ABORDAGEM NEOCLÁSSICA DA ADMINISTRAÇÃO

A abordagem Neoclássica da Administração surgiu na década de 1950 baseada nos princípios da Teoria Clássica (Taylor e Fayol), porém, com o conceito voltado para atender as necessidades atuais do cenário administrativo. A abordagem Neoclássica tem como princípios o fato de que as ações administrativas devem ser planejadas, organizadas, direcionadas e controladas.

Principais autores: Peter F. Drucker, Ernest Dale, Harold Koontz, Cryll O'Donnell, Michael Juclus e Willian Newman.

Estes autores formularam conceitos heterogêneos, mas que foram condensadas em uma teoria para facilitar o entendimento. A seguir estão as principais abordagens desta Teoria:

• Definição dos papéis do Administrador
• Tipos de Organização
• Departamentalização
• Administração por Objetivos (APO)